Cách trộn và in ấn giấy khen trong word 2003

Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, các nhà trường cần áp dụng kĩ thuật làm giấy khen nhằm tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức, tạo được mức độ chính xác cao, đồng thời để cho học sinh có được tờ giấy khen mang tính thẩm mĩ hơn. Cách trộn như sau:

Mở mẫu giấy khen.
Mở thanh công cụ Mail mager (nếu chưa thấy hiển thị trên thanh công cụ). Cách mở thanh công như sau: Bấm chuột phải vào 1 nút công bất kì, sau đó bấm chuột trái vào Mail mager.
Bấm nút công cụ Open Data Source (nút thứ 2 từ trái qua), tìm chọn “Danh sách học sinh tiên tiến và học sinh giỏi” đã lưu trong máy tính -> bấm OK
Đặt trỏ nhấp nháy vào ô Họ và tên trong trang mẫu giấy khen.
Điền các nội dung vào giấy khen.
Bấm vào nút công cụ Insert Merge Fields (thứ 6 từ trái qua), bấm HOTEN -> Insert -> Close.
Đặt trỏ vào ô Lớp trong trang mẫu giấy khen, tiếp tục bấm nút công cụ Insert Merge Fields, bấm LOP-> Insert -> Close.
Đặt trỏ vào ô Danh hiệu trong trang mẫu giấy khen, tiếp tục bấm nút công cụ Insert Merge Fields, bấm DANHHIEU -> Insert -> Close.
Đặt trỏ vào ô Số vào sổ KT trong trang mẫu giấy khen, tiếp tục bấm nút công cụ Insert Merge Fields, bấm SOKT -> Insert -> Close.
6. Bấm nút công cụ Check for Errors (nút có dấu tích v) ->bấm OK, sau đó lưu tập giấy khen và in ấn.

Lưu ý:

- Trước khi trộn, phải có danh sách học sinh giỏi, học sinh tiên tiến và mẫu giấy khen được tạo ra trên Word. Danh sách học sinh giỏi và học sinh tiên tiến cần được làm chính xác (kể cả việc viết hoa họ, tên và tên đệm). Nếu copy danh sách từ Excel sang Word thì cần tìm và sửa lại họ và tên tất cả những HS có kí tự Ư bị mất nếu copy không đúng định dạng. Phông chữ trong trang mẫu giấy khen cần được định dạng đẹp và phù hợp, còn danh sách không cần định dạng cầu kì, phông trong mẫu danh sách sẽ quyết định phông của tờ giấy khen. Tuy nhiên mẫu giấy khen và danh sách phải sử dụng các phông chữ trong cùng một bảng mã.
- Mẫu giấy khen cần được in thử trên phôi giấy khen trước khi trộn hàng loạt giấy khen, cần điều chỉnh cân đối và hợp lí trước khi trộn, nên kẻ ô bằng dòng kẻ ẩn để dễ điều chỉnh. (Khi cần co hoặc giãn dòng, nếu dùng phím Enter mà độ rộng chưa vừa ý, có thể đặt trỏ vào ô cần co giãn rồi nhấn ctrl đồng thời gõ phím ] hoặc [ để co giãn từng cỡ nhỏ; khi cần đẩy dòng nào đó sang phải hoặc sang trái, có thể bôi đen 1 ô; 1 dòng. rồi dùng chuột nhấp vào dấu đường kẻ trên thanh công cụ để dịch chuyển; muốn dịch chuyển toàn bộ trang mẫu giấy khen thì có thể dùng chuột để thay đổi lề văn bản)

- Khi làm danh sách, không được ghi tiêu đề danh sách ở phía trên bảng danh sách, không được để khoảng trống (dù chỉ là 1 dòng) phía trên bảng danh sách. Điều này giúp tránh được hiện tượng chương trình không hiển thị các cột: SOKT/ HOTEN/ LOP/ DANHHIEU để chọn khi trộn giấy khen. Đầu mục cột danh sách nên đánh bằng chữ không có dấu (Ví dụ: SOKT/HOTEN/LOP/DANHHIEU) để khi trộn có thể đọc và chọn đúng cột mục, v